Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Infonor Oy:n yritysasiakas, kumppani ja markkinointi tietoja koskeva tietosuojaseloste.

1 Rekisterinpitäjä

Infonor Oy
Y-tunnus: 1090215-5

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Jan-Peter Malkki
Yhteystiedot: Tarkk’ampujankuja 1, 50100 Mikkeli

Puh: 0201 440 724
E-mail: ilmoitukset@infonor.eu

3 Rekisterin nimi

Infonor Oy yritysasiakas-, kumppani- ja markkinointirekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröinnin perusteena on asiakkaan tai kumppanin Oy Scanria Ab:n, tai samaan konserniin kuuluvien yritysten kanssa sopimuksella vahvistettu liiketoimintasuhde, tarjouksen jättäminen tai erillinen suostumus asiakastietojen käsittelyyn. Rekisterin tarkoituksena on ylläpitää konsernin, asiakkaiden ja kumppaneiden välisen yhteistyön edellyttämiä henkilötietoja sekä varmistaa yhteistoiminnan kehittyminen.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan tai kumppanin kanssa seuraavissa tarkoituksissa, kuten:

  • sovitun kokonaisuuden tarjoamiseen, tuottamiseen, toimittamiseen, laskutukseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen
  • tuotteiden, palveluiden ja konsernin liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen sekä tarvittavaan tilastointiin
  • palaute-, poikkeama ja tyytyväisyystietojen keräämiseen
  • mainonta, markkinointi tarkoitukseen

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia asiakas- /kumppanitietoja, kuten:

  • Asiakkuuden tyyppi: Asiakas/kumppani
  • Asiakasnumero
  • Yhteyshenkilö(t)
  • Yhteishenkilöiden rooli (Yritysasiakkaat)
  • Osoite
  • Laskutustieto
  • Puheluiden tallenteet suullisista sopimuksista.
  • Tilatut ja toimitetut palvelut

6 Rekisterin tietolähteet

Pääasiallinen henkilötietolähde on asiakkaan tai kumppanin itse ilmoittamat tiedot liiketoiminnan käynnistyessä, laajentuessa tai muussa muutostilanteessa sekä yhteistoimintaa koskevissa palaute, poikkeama ja tyytyväisyys tarkoituksessa kerätystä tiedosta. Henkilötietoa kertyy myös asiakaspalvelupisteissä asioinneista. Henkilötietoa voi kertyä tapahtumien, lisäpalveluiden tai asiakaspalautteen kautta. Yritysasiakkaiden tietoja kertyy kumppaneiden tai ostettujen rekistereiden kautta (kuten Fonecta ja Suomen asiakastieto Oy sekä Leadventure Oy) kautta.

7 Tietojen luovutus

Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan luovuttaa konsernin sisällä kuvatun käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Muutoin tietoja luovutetaan vain lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jollei palvelun toteutus sitä edellytä. Tällaisessakin tapauksessa konserni takaa, että tarpeellisesta tietoturvatasosta huolehditaan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

8 Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötietojen käsittelyn lähtökohta on rekisteröidyn oikeuksien ja vapauden kunnioittaminen tiedon käsittelyn kaikissa vaiheissa, ja että henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on varmistettu. Infonor Oy kerää ja käsittelee vain niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä toiminnan kannalta.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän, ammatinharjoittajan tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Manuaalinen henkilötietoa sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa olevissa lukituissa arkistokaapeissa, joihin pääsy on vain arkistoista vastaavilla henkilöillä.

Asiakas-/kumppanitietoja säilytetään rekisterissä asiakassuhteen päättymisen ja kaikkien velvoitteiden täyttämisen jälkeen vähintään 1 vuosi ellei erikseen ole muuta sovittu tai lainsäädäntö muuta edellytä.

9 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun rekisterin yhteyspisteeseen, tai allekirjoitettu tarkastuspyyntö tulee scannata ja toimittaa sähköpostitse ilmoitukset@infonor.eu.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa oikaisua saatuaan tiedon virheestä tai itse havaittuaan virheen. Jos rekisteröidyllä on mahdollisuus oikaista virhe, tulee hänen ilman viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto. Jos rekisteröity ei itse pysty korjaamaan tietoa, tulee korjauspyyntö tehdä.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdä tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun rekisterin yhteyspisteeseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Infonor Oy varaa oikeuden rajoittaa maksuttomien oikaisu- ja poistamistiedusteluiden määrän yhteen kertaan per vuosi.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen kirjallisesti ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Pyydettäessä siirtoa kirjallisesti Infonor Oy toimittaa tarkastusoikeuskohdassa kuvatut tiedot kohtuullisessa ajassa huomioiden toimitettavan tiedon laajuuden. Rekisteröidyn tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä Infonor Oy antamien ohjeiden mukaisesti.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus kuunnella häntä koskevia puhelintallenteita puhelimitse. Puhelintallenteita emme lähetä missään muodossa asiakkaille.

10 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä ja pyynnöissä rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 mainittuun Infonor Oy henkilörekisteristä vastaavaan tahoon.

11 Kolmansien osapuolten sivustot ja palvelut

Tämä tietosuojaseloste soveltuu vain Infonor Oy:n ylläpitämiin sivustoihin emmekä ole vastuussa muiden sivustojen tietosuojakäytännöistä. Sivusto voi sisältää linkkejä kolmansien sivustoille. Suosittelemme käyttäjää tarkistamaan käyttämiensä muiden sivustojen tietosuojaselosteet.

12 Tietosuojaselosteen muutokset

Infonor Oy voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutettu tietosuojaseloste on saatavilla sivustolta, jotta käyttäjät ovat aina tietoisia miten heidän henkilötietojaan käsitellään.

Päivitetty viimeksi 12.6.2018.